Mettre en place la signature électronique pour simplifier votre activité.
Dans ce contexte inédit, les experts-comptables sont en première ligne pour aider leurs clients à mettre en place les mesures exceptionnelles proposées par le gouvernement. Mais ils doivent aussi s’organiser, au sein de leur propre cabinet, et assurer la continuité de leur activité. Ils sont d’ailleurs nombreux à proposer systématiquement le télétravail à leurs salariés, ou encore multiplier les outils permettant de communiquer à distance. Certains sont allés encore plus loin, en utilisant la signature électronique afin d’éviter de bloquer la poursuite de l’activité dans le cadre de la lettre de missions, dont la signature du client est un prérequis, ou encore la déclaration de chômage partiel. Cependant, d’autres cabinets n’ont pas encore dématérialisé leurs flux et en cette période de confinement, les moyens utilisés pour obtenir des signatures sont parfois insolites :
- Dépôt du parapheur au pas de la porte très tôt le matin et récupération 24h après pour éviter de toucher un parapheur infecté par le virus
- Numérisation de la signature manuscrite envoyée par courriel
- Attente de la fin du confinement au risque de pénaliser l’activité
- Validation par courriel des documents importants et dont la signature est pourtant obligatoire
- Pas de signature car pas d’accès à l’imprimante pour signer le document manuellement
- Intégration d’une signature numérisée dans le document en version électronique
- Envoi du courrier à signer par la poste puis en parallèle recueil d’une validation par courriel (dans l’attente de la réception du courrier signé par le client mais dont le délai et le recueil restent incertains compte tenu de l’aléa des délais postaux)
Aucune de ces solutions n’est valide ou efficace pour votre cabinet. Une signature électronique répond aux exigences de la réglementation eIDAS applicable au sein de l’union européenne, et permet :
- D’authentifier le signataire
- Préserver l’intégrité du document signé, toute modification ultérieure sera visible
- Signer avec un certificat électronique valable et nominatif
Poursuivez votre activité en utilisant la plateforme jesignexpert.com pour signer :
- Le procès verbal d’assemblée générale
- Avenant à la lettre de missions
- Contrat de prestation de chômage partiel
- Cession de parts sociales
- Contrat de travail
- Attestation de présence
- …
Comment les experts-comptables font-ils face à la crise sanitaire ? Découvrez le témoignage complet de Damien Charrier du Groupe Talenz.
La signature du procès verbal d’assemblée général.
Lors d’une assemblée générale, un procès-verbal est rédigé. C’est un document obligatoire qui fait état des sujets abordés et des délibérations. Le PV doit être impérativement signé et constitue une preuve en cas de litige. Le rôle de l’expert-comptable est souvent central dans la rédaction de ce document. Mais les conséquences liées à la crise du COVID-19 ne permettent parfois pas la tenue physique des assemblées générales ni la signature des PV.
Vous pouvez aider vos clients à trouver des alternatives.
La visioconférence : de nouvelles ordonnances permettent la tenue des AG par visioconférence ou audioconférence même si les statuts ou le règlement intérieur des entités ne le prévoient pas ou s’y opposent. Les convocations pourront également être dématérialisées.
La signature électronique : le procès-verbal pourra être signé de manière électronique avec jesignexpert.com. Afin de respecter les exigences relatives aux règles de lutte contre le blanchiment, l’expert-comptable devra s’assurer de l’identité des signataires. Les tiers signataires du PV devront donc envoyer, au préalable par email, une pièce d’identité numérisée qui sera ensuite vérifiée par l’expert-comptable. La collecte de signatures pourra ensuite être lancée avec jesignexpert.com. La signature électronique obtenue est valide, elle inclut un horodatage offrant toutes les garanties de preuve puisqu’elle est délivrée par une Autorité de Certification conforme au standard ETSI applicable au sens eIDAS.
La signature de vos avenants à la lettre de missions pour la procédure de chômage partiel.
Dans ce contexte inédit, la mise en place de l’activité partielle au sein d’une entreprise peut être un recours. L’expert-comptable est souvent mandaté afin de mettre en place la procédure. Mais avant d’effectuer ces démarches, assurez-vous d’obtenir l’accord signé de votre client. Vous devrez donc formaliser cet accord par l’intermédiaire d’un avenant à la lettre de mission qui est obligatoire et devra être impérativement signée par les 2 parties. Elle devra également être conservée dans sa version originale c’est à dire électronique et pourra ainsi être présentée en cas de contrôle. La signature électronique est le moyen le plus simple et rapide pour obtenir la signature à distance et sécurisée de votre client.
La signature du contrat de prestation de chômage partiel.
Le recours au chômage partiel concerne déjà plus de 10 millions de salariés. Les experts-comptables sont souvent en première ligne pour mettre en place la procédure d’activité partiel pour leurs clients. Vous devrez néanmoins obtenir l’accord signé avec le contrat de prestation téléchargeable depuis le site de l’ASP pour pouvoir saisir les demandes. La signature électronique est autorisée pour obtenir l’accord de votre client. Ce document devra ensuite être conservée, pour être présenté en cas de contrôle, dans sa version originale c’est à dire électronique.
La signature électronique des actes de société
Par dérogation exceptionnelle, la DGFiP a indiqué accepter le dépôt des actes de société (par exemple, PV d’AG de transformation de société, d’augmentation/réduction de capital, cession de droits sociaux…) reçus par courriel auprès des services de l’enregistrement, et qu’il peut s’agir notamment d’actes signés électroniquement. Vous pouvez donc utiliser jesignexpert.com pour effectuer vos démarches. Cette mesure exceptionnelle est applicable dès maintenant et durant toute la période d’urgence sanitaire.
