Où les données sont-elles hébergées ?

Toutes nos données sont hébergées en France dans des datacenters ultra sécurisés garantissant la protection de vos données. Toutefois, veuillez noter que les documents ne sont pas conservés au-delà de 1 mois sur la plateforme jesignexpert.com. En revanche le faisceau de preuve est conservé 99 ans dans les serveurs d’Universign, notre prestataire de confiance.

La réglementation RGPD est-elle prise en compte dans la nouvelle signature électronique ?

Oui, vous trouverez toutes les informations liées à notre politique de confidentialité dans la rubrique mentions légales. De plus, en conformité avec le RGPD, aucun document n’est envoyé en pièce jointe, pour accéder au document signé, vous devez le télécharger à partir d’un lien sécurisé (une fois la collecte terminée).

Quelle est la différence entre signature électronique et signature numérique ?

Il n’y a pas de réelle distinction officielle entre les deux. Malgré tout, le terme consacré et utilisé dans les textes de loi est le terme « signature électronique ».

Un document signé électroniquement est-il chiffré ? Faut-il un code pour le déchiffrer ?

Non, contrairement aux idées reçues, une opération de signature ne chiffre pas le document et ne le modifie pas. Le document reste lisible en clair par votre logiciel habituel.

Quelles sont les garanties apportées par une signature électronique ?

La signature électronique permet, pour un document numérique, de garantir :

• L’identité du signataire ;
• La non-répudiation par le signataire du document signé ;
• L’intégrité du document signé, toute modification pourra être détectée ;

Une signature manuscrite numérisée a-t-elle la même valeur juridique qu’une signature électronique ?

Non, une signature recueillie sur un support papier puis numérisée ne présente aucune garantie en termes d’identité du signataire ou d’intégrité du document auquel elle se rattache et facilite l’usurpation d’identité. Une signature manuscrite scannée peut très facilement être reproduite à l’identique via un logiciel de retouche d’image. En justice, la copie numérique d’un document signé sur un support papier équivaut au mieux à un commencement de preuve par écrit.

La signature électronique a-t-elle une valeur légale ?

Oui, depuis 2000, conformément à l’article 1366 du code civil, l’écrit sous forme électronique est admis comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. La législation française définit la signature électronique comme « un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».

Une signature électronique peut-elle être refusée en tant que preuve ?

Non, conformément à l’article 46 du règlement eIDAS, L’effet juridique et la recevabilité d’un document électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que ce document se présente sous une forme électronique.

Que faudra-t-il faire en cas de litige sur la signature électronique d’un document ?

En cas de litige sur l’un des documents signés, le juge sera tenu de recevoir le document électronique signé comme preuve. Il vous demandera de fournir sur clé USB le document PDF signé électroniquement, et non une impression du document.  Toutefois, le juge pourra toujours vous demander des informations complémentaires. jesignexpert mettra à votre disposition tous les éléments du faisceau de preuve qui sont conservés 99 ans chez Universign, notre prestataire de confiance.

Ai-je des obligations légales lorsque je fais signer électroniquement un document ?

Oui, d’une part les obligations propres au document à signer ou au processus de contractualisation (délai, transmission d’un exemplaire signé au signataire…). D’autre part, en matière de preuve, l’écrit électronique ne revêt une force probante que s’il est conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Est-ce que tous les documents et contrats peuvent être signés via une signature simple ?

Dans la majorité des cas, les signatures simples ou avancées suffisent, mais le niveau de signature dépend de la nature, des risques et des coûts associés à la transaction.

Le service jesignexpert.com peut-il authentifier l’identité du ou des signataires ?

Oui, jesignexpert.com propose aujourd’hui deux modes de signature associés à deux modes d’authentification des signataires :

→ Signature simple (sans certificat électronique)

La signature simple permet d’authentifier l’identité du signataire au moyen de son nom, prénom, email et d’un code confidentiel adressé par SMS sur son numéro de téléphone personnel. L’identité du signataire relève donc de la responsabilité du cabinet (principe du KYC : know your customer > vous connaissez votre client).

Est-il nécessaire de parapher un document dans le cadre d’une signature électronique ?

Il n’est pas nécessaire de parapher les documents signés électroniquement. La signature électronique implique le consentement de la personne sur l’ensemble du document.

 

→ Signature avancée (avec certificat électronique)

La signature avancée permet de garantir l’identité des signataires via leur certificat électronique. Le document signé avec certificat constitue une preuve à lui seul de la signature de chaque signataire. Pour plus d’information sur ce sujet, vous pouvez consulter la rubrique cadre réglementaire.

Suis-je libre de choisir mon mode de signature ?

Oui et Non.  Certaines dispositions légales ou réglementaires peuvent prescrire un mode de signature spécifique (ex : utilisation de certificat qualifié…). En dehors de ces prescriptions, le choix du mode de signature est libre. La décision d’utiliser un mode de signature plutôt qu’un autre devra concilier les risques juridiques avec la complexité du parcours de signature.

La signature électronique jesignexpert.com respecte-t-elle la réglementation eIDAS ?

Oui, conformément à la réglementation eIDAS, jesignexpert.com propose 2 niveaux de signature, la signature simple et avancée.  Pour plus d’information sur ce sujet, vous pouvez consulter notre rubrique cadre réglementaire.

Dans le cadre du nouveau décret permettant la tenue dématérialisée des registres des sociétés, pouvons-nous utiliser jesignexpert.com ?

Ce décret permettra la tenue dématérialisée des registres des sociétés, qui devront être signés au moyen d’une signature électronique avancée et datés électroniquement par un horodatage offrant toute garantie de preuve. La signature des tiers inclut un horodatage offrant toute garantie de preuve puisqu’elle est délivrée par une Autorité de Certification conforme au standard ETSI applicable au sens eIDAS. De plus l’identité du cosignataire étant vérifié, sur le plan fonctionnel, elle revête un caractère avancé. La signature des tiers est donc parfaitement conforme aux exigences du décret. Vous pouvez utiliser jesignexpert.com dans le cadre de la dématérialisation des registres des sociétés.

Est-il possible d’utiliser jesignexpert.com dans le cadre de Sylae ?

Pour les déclarations sur SYLAE, l’organisme proposera au second trimestre 2020 une solution d’authentification numérique dédiée et totalement indépendante

Qu’est qu’un fichier de preuve ?

Les documents signés à partir de notre plateforme sont stockés un mois, passé ce délai ils seront supprimés. Cependant nous conservons le faisceau de preuve associé à la signature 99 ans. Ce document contient les éléments suivants :

• Les données nominatives relatives au(x) signataire(s) et créateur de collecte,
• L’empreinte numérique des documents signés,
• L’adresse électronique des signataires,
• L’adresse électronique du créateur de collecte
• Les numéros de téléphone sur lesquels des codes confidentiels permettant l’authentification ont été adressés,
• Les adresses de connexion (IP) des signataires (i.e. : adresses IP des terminaux à partir desquelles le signataire a accédé au document).

Le fichier de preuves est scellé au moyen d’un cachet électronique dont le certificat a été émis au nom d’Universign Evidence Service. Il est horodaté électroniquement dans un délai bref à compter de la transaction, puis conservé de manière à en garantir l’intégrité. Grâce au fichier, notre prestataire Universign atteste de la réalisation des opérations relatives à la signature qui y sont consignées.

 

Dans quel cadre le fichier de preuve peut-il être demandé ?

Le contrat avec Universign ne prévoit la consultation du fichier de preuves que dans le cadre :

• D’un litige
• D’une procédure judiciaire
• D’une demande ou contrôle d’une autorité administrative
• D’une réquisition judiciaire

Dans ces cadres-là, la demande peut être faite par :

• Le signataire ou l’initiateur de la collecte de signature sur fourniture d’une pièce : réclamation écrite d’un ou de plusieurs signataires identifiés portant sur les conditions de validité de la signature + attestation sur l’honneur par l’initiateur de la collecte qu’un litige est bien identifié
• Le signataire ou l’initiateur de la collecte de signature sur fourniture d’une pièce : document attestant de la saisine d’une juridiction + attestation sur l’honneur par l’initiateur de la collecte qu’une saisine est bien en cours
• L’autorité habilité, le signataire ou l’initiateur de la collecte de signature sur fourniture d’une pièce : document écrit précisant le texte législatif fondant le droit de communication des données contenues dans le fichier de preuves + demande écrite de l’initiateur de la collecte précisant le même texte législatif
• L’autorité habilité (procureur de la république, juge d’instruction, officier de police judiciaire) sur fourniture d’un document écrit précisant le texte législatif fondant le droit de communication des données contenues dans le fichier de preuves

Le fichier de preuve sera transmis dans un délai de trois (3) jours ouvrés, à compter de la réception du justificatif idoine. La demande d’accès au fichier de preuve est possible pendant 99 ans à compter de la date de la Transaction objet de la demande d’accès au fichier de preuve.

Le fichier de preuves est scellé au moyen d’un cachet électronique dont le certificat a été émis au nom d’Universign Evidence Service. Il est horodaté électroniquement dans un délai bref à compter de la transaction, puis conservé de manière à en garantir l’intégrité.

Est-il possible de signer avec un stylet sur une tablette comme chez le notaire ?

Non, jesignexpert.com utilise d’autres mécanismes pour produire une signature électronique. Cependant, le client peut signer avec son « grigri » de manière tactile ou avec sa souris après avoir cliqué sur le lien l’invitant à signer un document.

Dans quel cas la signature peut-elle être refusée/rejetée ?

Tout comme une signature manuscrite, elle pourra être rejetée dans le cas d’une usurpation d’identité, production d’un faux, signature sous la contrainte etc.

Que se passe-t-il si mon collaborateur quitte le cabinet ?

Vous devrez supprimer votre collaborateur de vos délégations à partir de Comptexpert. Côté collaborateur, s’il dispose d’une délégation de signature il devra révoquer son certificat en suivant la procédure décrite plus haut. Pour plus d’informations vous pouvons consulter la rubrique Comptexpert.

Un client signe manuellement un contrat, le scanne et l’envoie par mail à son fournisseur :

• Le contrat ainsi reçu a une valeur juridique ? Oui, mais faible (commencement de preuve par écrit)
• Le contrat ainsi reçu est un original électronique ? Non (l’original est le document papier)
• La signature présente sur le contrat est une signature électronique ? Oui (signature électronique simple)
• La signature présente sur le contrat a la même valeur probante qu’une signature manuelle ? Non (seule la signature électronique qualifiée produit les mêmes effets juridiques que la signature manuscrite)

Pourquoi le RGS ** est-il toujours en vigueur ?

Le RGS** (référentiel général de sécurité) est encore en vigueur notamment pour tout ce qui ne rentre pas dans le cadre européen réglementé par eIDAS.

Pourquoi avoir proposé une signature simple pour le client ?

L’expert-comptable en tant que profession règlementée est garant de l’identité de son client puisqu’il a au préalable conservé une copie de la pièce d’identité lors d’un face à face avec son client (principe du KYC : know your customer > vous connaissez votre client).

Les signatures au sein d’un même document doivent elle être de même niveau ?

Non, un document peut être signé électroniquement de manière asymétrique. Il n’y a aucun impact juridique et toutes les signatures sont parfaitement valables. Par exemple, la lettre de mission pourra être signée par l’expert-comptable qui bénéficie d’une signature avancée au sens eIDAS et par le client, par une signature simple.

La signature avancée est-elle recevable quel que soit l’usage ?

Dans la majorité des cas les signatures simples et avancées suffisent pour signer tout type de documents. Il existe néanmoins des exceptions, telles que la signature d’actes notariés ou encore la réponse aux appels d’offre des marchés publics qui sont très réglementés. Pour ces cas, conformément au règlement eIDAS, seule une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié est acceptée.

Jesignexpert.com est-il utilisable dans le cadre d’Infogreffe ?

Oui, vous pouvez utiliser jesignexpert.com dans le cadre du dépôt de vos formalités sur infogreffe.fr. Plus d’informations dans notre guide complet. téléchargez le guide. 

Quelles sont les conditions me permettant de supprimer les archives papier ?

L’archive papier peut être supprimée selon les dispositions de l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier :

Article 3 – Empreinte numérique (présumée remplie par l’usage d’un horodatage qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée).

Article 4 – Conservation dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.

Article 5 – Conservation de l’empreinte.

Article 6 – Mesures de sécurité appropriées.

Article 7 – documentation de la mise en œuvre des articles.

Le scellement électronique proposé par jesignexpert.com étant un cachet électronique qualifié par l’ordre des experts-comptables, il répond aux exigences décrites dans l’article 3 de l’arrêté du 22 mars 2017.

Est-il possible d’utiliser jesignexpert.com dans le cadre de la signature des notes de frais ?

Oui, jesignexpert.com peut tout à fait être utilisé pour les notes de frais dématérialisées. Elles seront acceptées par l’URSSAF sous réserve que bien entendu les conditions de numérisation de la note de frais (scan) soient respectées (le papier pourra donc être supprimé). En effet, les justificatifs de notes de frais doivent être produits à l’occasion de contrôles de l’Urssaf ou par l’administration fiscale. L’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier que les remboursements de frais correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales et l’administration fiscale pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise. Les conditions de numérisation et d’application d’une signature ou scellement de cette pièce reposent sur le RGS* (référentiel général de sécurité). jesignexpert.com propose au sens du règlement eIDAS une signature avancée pour les experts-comptables et une signature simple pour les cosignataires ou un scellement qualifié. Ces 3 niveaux sont soit « équivalents » à RGS* (pour la signature simple) et « supérieurs » en termes d’exigence d’identité et de sécurité (pour la signature avancée ou le scellement qualifié).

Quelle est la valeur juridique d’un PV d’AG sur lequel la date de tenue et de signature de l’AG serait différente ? (Par exemple 2 mois après)

Il n’y a pas de mentions obligatoires dans les textes du code de commerce, relative à la date de la signature d’un procès-verbal d’assemblée générale. En effet, le formalisme des procès-verbaux diffère selon le type de société. Reviennent les mentions obligatoires suivantes :

• Date et lieu de la réunion ;
• Le mode de convocation ;
• L’ordre du jour ;
• Les noms et prénoms des associés présents ;
• Les documents et rapports soumis à discussion ;
• Un résumé des débats ;
• Le texte des résolutions mises aux voix et le résultat des votes ;

Par conséquent, quelle que soit la forme juridique des sociétés, il n’existe aucune obligation de signer leurs procès-verbaux d’assemblées à la fin, il est donc possible de signer le procès-verbal postérieurement à la tenue de l’AG. L’utilisation de jesignexpert.com, à posteriori, est donc tout à fait envisageable.

Les mentions « bon pour accord » ou « lu et approuvé » doivent-elles être conservées dans le cadre d’une signature électronique ?

Il n’y aucune obligation prévue par les textes d’apposer la mention « lu et approuvé » ou « bon pour accord » sur les documents conclus par signature électronique. La jurisprudence a rappelé à plusieurs reprises que la mention « lu et approuvé « n’avait pas de valeur juridique (Cour de cassation, 1 ère, 30 octobre 2008, n°07-20001). La signature qu’elle soit électronique ou manuscrite implique le consentement de la personne qui est une des conditions de validité juridique d’un contrat.

La solution jesignexpert.com respecte-t-elle la norme ETSI EN 319 411-1 ?

La solution jesignexpert répond actuellement à la norme ETSI EN 319 411-1 qui consacre la LCP (Lightweight Certificate Policy) correspondant à un niveau avancé. A ce stade, jesignexpert ne peut être utilisée dans un autre cadre normatif.

Le nom du cabinet apparait-il dans la signature du client ?

Non, lorsqu’un document est signé par un tiers avec jesignexpert.com, le seul mécanisme mis en œuvre pour assurer cette signature est un horodatage qualifié par Universign de l’empreinte du document c’est-à-dire qu’aucun certificat n’est délivré aux tiers. Ce qui est affiché par Adobe dans le panneau de signature sont uniquement les informations du jeton d’horodatage qui possède les même propriétés qu’un certificat (éphémère ou à la volée) sauf qu’aucun certificat n’est créé. Ce jeton dispose d’une clé cryptographique privée qui est utilisée pour chiffrer le hash (empreinte) du document. Universign rajoute en « Motif » du jeton d’horodatage le nom du Tiers qui appose sa signature. Aucune autre information n’est intégrée dans la signature du document.