Comment souscrire à jesignexpert.com ?

Pour utiliser jesignexpert.com, il faut impérativement être inscrit au tableau de l’ordre et disposer d’un Comptexpert. Lors de la première connexion, il faudra générer votre certificat électronique c’est-à-dire créer votre identité numérique pour pouvoir signer. Vous pouvez également octroyer des délégations à vos collaborateurs. Ces derniers devront créer un comptexpert pour accéder à la plateforme en fonction des droits délégués. Pour toutes informations complémentaires concernant la souscription, contactez notre service commercial.

Qu’est-ce que la collecte de signature ?

Il s’agit du workflow qui permet de demander à chaque signataire de signer le document PDF selon l’ordre choisi par le préparateur (ex. signature de la lettre de mission par le client puis l’expert-comptable). L’ordre indiqué lors du paramétrage initial peut être modifié au cours d’une collecte permettant de ne pas bloquer le worflow lorsqu’une signature tarde à être obtenue (ex : départ en vacances d’un signataire).

Comment signer/sceller mes documents ?

La signature ou le scellement d’un document est très simple : cf. vidéo de démonstration dans l’espace approfondir.

Vais-je recevoir des documents par courrier après avoir signé ?

Non, la signature électronique permet de dématérialiser l’ensemble de la chaîne. Le document une fois signé sera téléchargeable à partir d’un lien sécurisé envoyé par email à la fin de la collecte (uniquement aux signataire(s) ou destinataire(s) en copie).

Est-il possible de signer à distance ?

Oui, la plateforme de signature électronique est une solution 100% cloud. Vous pouvez vous connecter de manière sécurisée à partir de n’importe quel navigateur web (à l’exception d’Internet Explorer).

La solution est-elle disponible en application mobile ?

jesignexpert.com est responsive design, cela signifie que la plateforme offre, grâce aux différents principes techniques, une consultation confortable même pour des supports différents tels que les smartphones ou tablettes.

Quels sont les formats téléchargeables et prêts à la signature ?

Seuls les documents au format PDF peuvent être signés. Les autres formats (Word, Excel etc.) ne sont pas pris en compte par la plateforme.

Puis-je refuser de signer ?

Oui, il sera notifié au collecteur et la collecte sera terminée. De plus les motivations du refus pourront être notifiées sur la plateforme. À tout moment, vous pourrez consulter, dans le récapitulatif de la collecte, les raisons du refus de signature.

 Qu’est qu’un code OTP ?

Un code OTP one time password est un mot de passe à usage unique, il est envoyé aux signataires et co-signataires sur le téléphone portable, lorsque le workflow de signature est lancé. Cela permet de sécuriser la signature en ajoutant un autre facteur d’identification en plus de l’email.

Les co-signataires doivent-ils respecter un délai avant expiration de la collecte ?

Les collectes expirent au bout de 15 jours à partir du lancement de la collecte. Si une relance est faite durant la collecte, le délai est prolongé de 15 jours.

Est-il possible d’importer un annuaire de contacts ?

Vous pouvez saisir directement vos contacts sur la plateforme ou encore importer un fichier XLS Vous devez respecter les champs à importer indiqués dans le fichier exemple téléchargeable depuis la plateforme.

Une signature électronique est-elle visible sur un document ?

La signature électronique se différencie de la signature écrite par le fait qu’elle n’est pas visuelle mais correspond à un nombre ou une suite de nombres. En effet, l’opération de signature s’applique à un fichier et produit une information binaire appelée communément signature électronique ou cryptographique. Celle-ci sera non seulement liée à ce fichier mais également liée à la personne qui a signé. Par définition elle n’a donc pas besoin d’être visible cependant dans jesignexpert.com vous pouvez apposer une signature visuelle pour accompagner vos clients. La signature valide sera visible à partir d’adobe en tant que preuve.

jesignexpert.com dispose-t-il d’un parapheur ?

Avec jesignexpert.com, vous pouvez déléguer à vos collaborateurs la préparation. Votre collaborateur pourra ainsi préparer l’ensemble des documents, l’expert-comptable pourra ensuite les signer en une seule fois (ce qui est plus rapide qu’un parapheur papier), il ne recevra qu’un seul code OTP pour signer l’ensemble des documents ainsi préparés.

 Que se passe-t-il une fois que j’ai signé un document ?

Une fois le document signé par tous les signataires, vous pouvez télécharger l’original dans votre boîte de messagerie à partir d’un lien sécurisé. Pour des raisons RGPD, aucun document ne sera envoyé en pièce jointe.

Combien de temps, les documents signés sont-ils archivés dans la plateforme ?

Les documents sont conservés 1 mois après finalisation de la collecte. Une fois signés, vous pouvez télécharger les documents depuis votre espace jesignexpert.com ou depuis le lien email. Si vous disposez des API dans votre logiciel, cela peut être automatique.

À quoi sert la signature électronique ?

La signature électronique est à un document numérique, ce que la signature manuscrite est à un document papier. Tout comme une signature papier, une signature électronique a pour seul objectif de démontrer à un tiers que le document a été approuvé par une personne identifiée. Il s’agit d’un mécanisme d’engagement fiable faisant appel à des techniques cryptographiques.

Quels sont les principaux bénéfices de la signature électronique ?

La signature électronique offre les avantages suivants :

  • Signer un document sans l’imprimer (économie de papier) ;
  • Envoyer le document par e-mail (économie de timbre) ;
  • Signer un document sans présence en face à face (réduction des déplacements) ;
  • Sécuriser les échanges numériques ;
  • Assurer la traçabilité des échanges numériques ;
  • Toute modification ultérieure est détectable ;
  • Identification du signataire ;

Comment je peux être formé et former mes collaborateurs à l’utilisation de la nouvelle plateforme jesignexpert.com ?

La plateforme a été pensée pour un usage simple. Une fois connecté, laissez-vous guider pour vous enregistrer puis signer.  Aucune installation sur votre poste est nécessaire, pour signer il vous suffit de vous connecter de manière sécurisée à partir de n’importe quel navigateur web. Afin de présenter cette nouvelle plateforme à vos collaborateurs, vous disposez des documents de formation dans la rubrique approfondir. De plus, vous pouvez vous inscrire à nos webinaires utilisateurs à partir de ce lien.

Quels sont les cas d’usage de la signature électronique ?

Vous pouvez signer ou sceller électroniquement de nombreux documents. Découvrez quelques cas d’usage dans la rubrique cas d’usage.

Quelle est la différence entre signer et sceller ?

La signature électronique est utilisée par une personne physique : expert-comptable, collaborateur ou client. Un document signé garantit l’origine de l’émetteur et l’intégrité du document. Son contenu est réputé approuvé par le signataire. Le scellement électronique est un cachet lié à une personne morale :  le cabinet. Un document scellé garantit l’identité de l’émetteur et l’intégrité du document. Plus d’information sur la rubrique signer ou sceller ?

J’ai reçu un code pour signer mon contrat électroniquement, combien de temps ai-je pour l’utiliser ? 

Une fois que vous avez reçu votre code OTP vous avez 30 minutes pour signer le document. Bien évidemment, vous ne recevez votre code OTP que lorsque vous avez coché la case « j’ai bien lu les informations du document et je souhaite maintenant signer ».

Ai-je droit à un délai de réflexion avant de signer un document ?

Vous disposez d’un délai de réflexion (15 jours) dans la limite du délai d’expiration du lien envoyé par votre expert-comptable ou collaborateur ayant délégation.

Puis-je annuler la signature d’un document une fois signé ?

Non, tout comme la signature manuscrite, une fois signé le document, il vous est impossible de revenir en arrière.

Mes clients peuvent-ils s’enregistrer sur la plateforme et l’utiliser pour leur propre usage ?

Non, la plateforme jesignexpert.com a été conçue uniquement pour la profession comptable. Pour utiliser une plateforme de signature, les clients des experts-comptables peuvent s’appuyer sur la version grand public d’Universign. Ils peuvent bien évidemment être invités à co-signer par leur expert-comptable.

Est-il possible de signer les mandats depuis jedeclare.com grâce à jesignexpert.com ?

Oui, sur le plan juridique, vous pouvez signer un mandat de collecte avec jesignexpert.com sous réserve que l’établissement bancaire de destination soit en mesure de l’accepter.

Est-il possible de se connecter à jedeclare.com avec jesignexpert.com ?

Non, jesignexpert.com est une plateforme de signature et de scellement. Ce n’est pas un système d’authentification.

En cas de changement d’email, quelle est la procédure à suivre ?

Si votre email doit être modifié, vous devez :

Si je possède déjà un certificat électronique chez Universign, puis-je l’utiliser dans le cadre de jesignexpert.com ?

Non, vous ne pouvez pas pour le moment utiliser 2 certificats. Si vous disposez déjà un certificat et/ou un compte chez Universign, vous devez alors supprimer l’existant pour pouvoir vous enregistrer sur jesignexpert.com. Voici la procédure à suivre pour révoquer votre certificat :

Est-il prévu une intégration avec Sylae (contrats aidés) ?

Concernant Sylae (contrats aidés), nous avons pris attache auprès de l’organisme mais nous n’avons pas eu de retours à ce jour concernant un éventuel partenariat, de plus il semblerait que le recours à la plateforme sur le volet social soit de moins en moins systématique du fait du nombre réduit de contrats aidés. Si toutefois, l’urgence est absolue, vous trouverez plus d’informations ici.

Est-il prévu une intégration avec Silaé (le logiciel de paie)

Concernant Silaé le logiciel de paie, nous avons entrepris des démarches afin de proposer un partenariat dès le lancement de jesignexpert.com en octobre dernier, mais nous n’avons pas obtenu de réponse à ce jour

 

La signature électronique est-elle valable en dehors de l’union Européenne ?

La signature électronique proposée par notre plateforme jesignexpert est valable sur le territoire national ainsi que dans les pays de l’EU. Elle répond aux normes fixées par le règlement européen eIDAS. Par conséquent, en dehors de pays de l’UE, nous ne pouvons garantir sa validité. Sur le plan technique, lors de la collecte des documents à signer, la solution jesignexpert est compatible avec tous les numéros de mobile existant dans le monde, sous condition de saisir le + et l’indicatif du pays concerné, sans le chiffre accédant au réseau fixe local (le 0 pour la France. ex : +33 6 xx xx xx xx)

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